クラウド型のメリットとデメリットを知ろう

設置・管理の手間や費用を削減

クラウド型メール配信機能を利用する一番のメリットは、設置・運用に必要な手間や費用が抑えられることです。クラウド型と対をなすのがオンプレミス型のサーバーですが、こちらはすべて自社内で管理をするためカスタマイズが簡単な分、設置の際の初期費用やインフラ調達までの時間や費用がかかってしまいます。一方、クラウド型は企業団体に必要な分のサーバーを契約・運用できるうえに、契約の際の初期費用がかからない、契約してすぐに利用できるなどオンプレミス型に比べ低コストかつ短時間で運用を開始できます。また、自社にサーバーを置くことがないので、そのためのスペースも、管理や維持、障害からの復旧のための作業もありません。そのため、サーバー管理にかかる費用も抑えられ、コストの削減につながります。それだけでなく、オンプレミス型では将来の利用状況を見据えて設備を用意しなければなりませんが、クラウド型はサーバー数を増減したい場合も簡単かつオンデマンドで申請でき、その際の費用も安くすることができます。データはインターネット上で管理されるので自社サーバーに負荷がかかることもなく、オンラインの端末があればどこからでもデータにアクセスできます。
現在の状況に合わせた最適なパフォーマンスができるのがクラウド型のサーバーです。

セキュリティ面や移行の際に注意

一方でクラウド型を利用する際のデメリットも大きく2点あります。1つ目はセキュリティ面です。オンプレミス型は先ほども書いたように自社内にすべて設備を設置するため閉鎖されたネットワーク内で情報をやり取りするため漏洩などの心配は少ないです。しかし、クラウド型はメール配信の際の個人情報など重要なデータをインターネット上で管理するため、漏洩や誤送信、ウイルスなどの事態に十分注意して利用する必要があります。最近は独立したプライベートネットワークを利用し、他ユーザーからの影響を抑えることができたり、最新のセキュリティ対策がなされているなど利用しやすい環境が整えられてきてはいますが、費用よりも強い安全性を重視する場合はクラウド型の利用に関しては再考の余地があるといえます。
2つ目は既存のシステムから移行する際にデータの要件が合わないことがあるという点です。利用を検討しているクラウドサービスが現在社内で利用しているサービスと連携できず、社内の業務に支障が出てしまう恐れがあります。また、クラウド型に移行する際に予想以上のデータを移さなければならないということもあります。
移行時や運用時に事態が複雑化しないよう、一度現在のシステムを見直し、その上でクラウド型を導入すべきか、どこまでクラウド化するかを検討するのが重要です。